Zarządzanie nieruchomościami wymaga sprawnej koordynacji wielu procesów jednocześnie. Zarządcy muszą dbać o regularne przeglądy techniczne, szybkie usuwanie usterek, kontakt z najemcami, kontrolę kosztów, archiwizację dokumentów oraz organizację pracy własnych zespołów i podwykonawców. W przypadku większej liczby budynków, kompleksów biurowych lub wspólnot mieszkaniowych ręczna obsługa tych działań staje się trudna do kontrolowania oraz podatna na błędy.
Wiele informacji nadal bywa rozproszonych między wiadomościami e-mail jak i telefonicznymi ustaleniami. Utrudnia to szybkie reagowanie na zgłoszenia, monitorowanie statusu prac, analizowanie kosztów oraz zachowanie pełnej historii działań wykonanych w danym obiekcie.
Profesal Facility to system wspierający firmy zarządzające nieruchomościami w uporządkowaniu codziennej pracy. Rozwiązanie może być wykorzystywane zarówno w zarządzaniu nieruchomościami komercyjnymi, jak i mieszkaniowymi. System pozwala gromadzić w jednym miejscu informacje o obiektach, najemcach, zgłoszeniach, przeglądach, kosztach, dokumentach, urządzeniach technicznych oraz działaniach serwisowych.
Spis treści
Najważniejsze wyzwania w zarządzaniu nieruchomościami
Firmy działające w sektorze nieruchomości każdego dnia mierzą się z dużą liczbą zadań administracyjnych, technicznych i komunikacyjnych. Do najczęstszych wyzwań należą:
- realizacja cyklicznych przeglądów technicznych,
- skrócenie czasu reakcji na zgłoszenia awarii i usterek,
- koordynacja pracy serwisantów oraz firm podwykonawczych,
- dokumentowanie wykonanych napraw, konserwacji i prac dodatkowych,
- kontrola kosztów obsługi technicznej budynków.
Bez odpowiedniego narzędzia zarządca może mieć trudność z szybkim sprawdzeniem, które zgłoszenia są już wykonane, które wymagają akceptacji, które zostały przekazane do serwisu zewnętrznego, a które generują największe koszty. Profesal Facility odpowiada na te potrzeby, pełniąc funkcję centralnego środowiska do zarządzania procesami związanymi z obsługą nieruchomości.
Profesal Facility jako centrum zarządzania nieruchomościami
Profesal Facility umożliwia tworzenie wielopoziomowej struktury nieruchomości. W systemie można odwzorować układ kompleksu, budynków, kondygnacji, pomieszczeń, urządzeń technicznych oraz poszczególnych elementów infrastruktury. Przykładowa struktura może wyglądać następująco: kompleks, budynek, piętro, pomieszczenie, urządzenie, podzespół i konkretna część. Takie podejście pozwala przypisywać zgłoszenia, przeglądy, dokumenty, koszty i zadania do konkretnych lokalizacji lub zasobów. Dzięki temu zarządca może szybko sprawdzić historię danego urządzenia, pomieszczenia, budynku lub całego kompleksu.
Obsługa zgłoszeń serwisowych
Jednym z kluczowych obszarów wspieranych przez system jest obsługa zgłoszeń serwisowych. Najemcy, mieszkańcy lub pracownicy mogą zgłaszać usterki, awarie oraz zapotrzebowanie na usługi dodatkowe. Zgłoszenia trafiają bezpośrednio do systemu, gdzie mogą zostać opisane, skategoryzowane, przypisane do konkretnej lokalizacji.
System wspiera cały proces obsługi zgłoszenia: od jego przyjęcia, przez przypisanie odpowiedniego technika lub firmy zewnętrznej, aż po realizację, rozliczenie i archiwizację danych. Dzięki temu ogranicza ryzyko zagubienia informacji i pozwala lepiej kontrolować przebieg prac.
mySupport – portal dla najemców i klientów
mySupport to internetowa aplikacja dla najemców i klientów, która ułatwia zgłaszanie usterek oraz śledzenie ich realizacji. Użytkownik może dodać zgłoszenie do konkretnego zasobu, opisać problem, dołączyć zdjęcia i sprawdzić aktualny status sprawy.
Dla zarządcy oznacza to bardziej uporządkowaną komunikację z najemcami. Zamiast prowadzić zgłoszenia przez wiele kanałów jednocześnie, firma może obsługiwać je w jednym systemie. Najemcy otrzymują natomiast przejrzysty sposób kontaktu i większą kontrolę nad przebiegiem sprawy.
mySupport może również wspierać proces akceptacji kosztów napraw lub prac dodatkowych. Najemca może zapoznać się z szacowanymi kosztami realizacji usługi, zaakceptować lub odrzucić wycenę, a po zakończeniu prac potwierdzić ich wykonanie. Na podstawie zarejestrowanych danych system może przygotować zestawienie kosztów, które stanowi podkładkę do dalszego fakturowania.
W aplikacji mogą być również dostępne wiadomości dotyczące konkretnego budynku, firmy lub zasobu. Dzięki temu zarządca może przekazywać najemcom informacje o planowanych pracach, awariach, wyłączeniach instalacji czy innych ważnych komunikatach organizacyjnych.
Profesal Mobile – wsparcie techników w terenie
W branży zarządzania nieruchomościami duża część pracy odbywa się poza biurem. Serwisanci, technicy i podwykonawcy potrzebują szybkiego dostępu do informacji o zgłoszeniach, lokalizacji usterek, zakresie prac, urządzeniach oraz historii danego obiektu. Profesal Mobile umożliwia pracownikom terenowym korzystanie z systemu na urządzeniach mobilnych.
Dzięki temu dane z terenu trafiają bezpośrednio do systemu, a zarządca ma bieżący wgląd w postęp prac. Aplikacja mobilna ułatwia również pracę zmianową. Technik może zgłosić obecność w kompleksie, oznaczyć zmianę i potwierdzić swoją dostępność. W efekcie zarządca lub najemca może szybciej skontaktować się z aktywną osobą techniczną.
System dopasowany do procesów Twojej firmy
Każda firma zarządzająca nieruchomościami działa nieco inaczej. Inne potrzeby mają zarządcy wspólnot mieszkaniowych, inne firmy obsługujące nieruchomości komercyjne, centra biurowe, lokale usługowe czy rozbudowane portfele obiektów.
Profesal Facility może zostać dostosowany do indywidualnych procesów organizacji. System wspiera integrację z innymi rozwiązaniami informatycznymi, dzięki czemu dane z różnych obszarów działalności mogą być dostępne w jednym miejscu.
Takie podejście pozwala zwiększyć efektywność pracy, ograniczyć liczbę ręcznych czynności i zapewnić lepszą kontrolę nad obsługą nieruchomości.
