Wszystkie kontakty w jednym miejscu – jak CMMS wspiera Utrzymanie Ruchu?
W dziale utrzymania ruchu liczy się czas – a każda minuta spędzona na szukaniu informacji to stracona szansa na szybką reakcję. Systemy CMMS zawierają centralną bazę danych z informacjami o wszystkich osobach i firmach związanych z utrzymaniem ruchu. Dzięki temu od razu wiadomo:
- kto odpowiada za serwis danego urządzenia,
- kto jest opiekunem klienta,
- jakie zlecenia są realizowane przez daną firmę.
Takie podejście ułatwia koordynację zadań i unika sytuacji, gdy ważne informacje są rozproszone w arkuszach lub skrzynkach mailowych.
Powiązania, które mają sens
Każda osoba w systemie (pracownik, klient czy kontrahent) może być powiązana z określoną firmą, a także z konkretnymi zadaniami, projektami czy zasobami. Dzięki temu łatwo sprawdzić, kto reprezentuje daną firmę i jakie zlecenia lub projekty są z nią powiązane.
Na przykład przy wizytówce przedsiębiorstwa system automatycznie pokazuje listę jego pracowników, serwisantów czy prowadzonych zleceń. Użytkownik od razu widzi, kto jest głównym opiekunem danej firmy, a kto odpowiada za serwis sprzętu.
Dostawcy i części pod ręką
Potrzebujesz filtra do sprężarki? W ramach modułu CRM dla utrzymania ruchu buduje się również katalog dostawców usług serwisowych i części zamiennych. W systemie rejestrujemy dane teleadresowe i warunki współpracy z każdym partnerem – na przykład z producentem urządzenia, dostawcą filtrów czy firmą remontową.
Dzięki temu personel odpowiedzialny za utrzymanie może w prosty sposób znaleźć dostawcę konkretnego podzespołu lub usług serwisowych. Nie musisz już przeszukiwać arkuszy czy pytać kolegów z magazynu.
Dokumentacja techniczna i gwarancyjna
Zaawansowane systemy CMMS umożliwiają przechowywanie pełnej dokumentacji związanej z każdym zasobem lub częścią: certyfikatów, kart gwarancyjnych, instrukcji obsługi itp. W karcie maszyny lub innego wyposażenia można dołączać skany dokumentów technicznych, które potem są dostępne dla uprawnionych użytkowników systemu.
Gdy pojawi się usterka, serwisant ma wszystko pod ręką – bez szukania papierów w segregatorze. Dodatkowo moduł ewidencji majątku automatycznie śledzi terminy gwarancji i przeglądów. System sam przypomina o końcu gwarancji i terminach przeglądów. Dzięki temu nie przegapisz ważnych dat i możesz działać z wyprzedzeniem.
Przykład praktyczny: Gdy dział UR wprowadza do systemu nową maszynę, może połączyć ją z fakturą zakupu, dokumentem gwarancji oraz danymi dostawcy. Po roku, gdy urządzenie zgłasza usterkę, wszystkie potrzebne informacje – warunki gwarancji, dane serwisanta czy poprzednie zlecenia napraw – są dostępne w jednym miejscu. To przyspiesza organizację naprawy i eliminuje ryzyko zgubienia ważnej dokumentacji.
Zlecenia dla firm zewnętrznych? Żaden problem
Integracja CRM i CMMS pozwala sprawnie obsługiwać zlecenia realizowane przez zewnętrzne serwisy. Przy tworzeniu zlecenia serwisowego (awaria czy przegląd) możemy wskazać wykonawcę spośród zarejestrowanych firm zewnętrznych oraz określić osobę kontaktową. Wszystkie dane są dostępne od razu – bez telefonów i maili z pytaniem „kto to robił ostatnio?”.
Integracja, która przyspiesza pracę
Moduł ,,Osoby i Firmy” jest ściśle powiązany z innymi częściami systemu - zleceniami, majątkiem, magazynem itd. Podczas rejestracji nowego zlecenia system podpowiada już firmy i techników, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania kontaktów. Dział magazynu szybciej reaguje na pilne zamówienie części, bo w zleceniu widzi, kto jest dostawcą brakującego elementu.
Każdy rekord (maszyna, zlecenie, projekt itp.) wyświetla powiązane osoby i firmy, co pokazuje, kto jest odpowiedzialny za poszczególne czynności. Zintegrowany system danych znacznie przyspiesza planowanie prac prewencyjnych i reakcyjnych, ponieważ wszystkie niezbędne informacje – od dokumentacji po kontakty – są skonsolidowane w jednym miejscu.
Korzyści dla zespołu UR
Centralizacja informacji to fundament sprawnego utrzymania ruchu. Pracownicy szybciej wykonują zadania, bo nie tracą czasu na szukanie danych czy ponowne wprowadzanie informacji. Zmniejsza się liczba błędów wynikających z nieaktualnych danych (np. zmienionego numeru telefonu czy adresu e-mail serwisanta). Do najważniejszych zalet można zaliczyć:
Szybsza komunikacja – jedna baza kontaktów dla wszystkich.
Mniej błędów – aktualne dane, bez duplikatów.
Lepsza kontrola – wiadomo, kto za co odpowiada.
Oszczędność czasu i pieniędzy – łatwe porównanie ofert i szybsze zamówienia.
Zgodność z procedurami – pełna historia kontaktów i zadań.
Sprawdź, jak Profesal Maintenance może uporządkować Twoje kontakty i usprawnić pracę zespołu UR: https://cmms.profesal.pl/
