W zakładach produkcyjnych zarządzanie utrzymaniem ruchu nie może funkcjonować w oderwaniu od pozostałych procesów biznesowych. Działy techniczne korzystają z systemów CMMS m.in. do zarządzania majątkiem produkcyjnym, planowania przeglądów i realizacji zadań serwisowych, natomiast działy finansowe, zakupowe i logistyczne często pracują w środowisku SAP ERP.
Integracja systemów CMMS oraz SAP pozwoli stworzyć spójny ekosystem, który ogranicza ręczne przepisywanie danych, przyspiesza realizację procesów technicznych, zakupowych i magazynowych.
CMMS Profesal Maintenance został zaprojektowany z myślą o współpracy z rozwiązaniami ERP, w tym z rozwiązaniem SAP. W praktyce oznacza to możliwość automatycznej wymiany danych dotyczących części zamiennych, stanów magazynowych, czasu pracy pracowników, zleceń remontowych czy kosztów utrzymania ruchu.
Spis treści
Po co integrować CMMS z SAP?
Wiele przedsiębiorstw przechowuje dane dotyczące utrzymania ruchu i gospodarki magazynowej w różnych systemach. Może to powodować wydłużenie czasu realizacji oraz zwiększenie ryzyka błędów, spowodowane ręcznym przepisywaniem informacji.
Integracja systemu CMMS z SAP eliminuje te problemy poprzez automatyzację wymiany danych. Dzięki temu informacje są dostępne zarówno w czasie rzeczywistym, jak i w zaplanowanych cyklach synchronizacji, co znacząco przyspiesza dostęp do aktualnych danych. Automatyczna wymiana informacji ogranicza liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Dodatkowo działy utrzymania ruchu, zakupów oraz finansów pracują na tych samych, spójnych informacjach, co usprawnia współpracę i podejmowanie decyzji.
Integracja CMMS z SAP ułatwia także kontrolowanie kosztów związanych z eksploatacją maszyn i urządzeń. Jednocześnie zapewnia lepszą widoczność stanów magazynowych, dzięki czemu możliwe jest dokładniejsze planowanie zapasów części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych.
Powyższe korzyści są szczególnie istotne w organizacjach produkcyjnych, gdzie każdego dnia realizowane są setki operacji związanych z obsługą majątku technicznego oraz gospodarką częściami zamiennymi.
Jak wygląda integracja CMMS z SAP?
Integracja może być rozumiana jako rozpoczęcie procesu w jednym systemie i przekazanie go do drugiego lub wyrównanie danych między jednym a drugim systemem. Sposobów integracji jest wiele zależnie od częstotliwości oraz przenoszonych danych.
W zależności od potrzeb organizacji integracja może obejmować różne obszary wymiany danych. Najczęściej synchronizowane są:
- stany magazynowe części zamiennych,
- kartoteki materiałowe,
- informacje o magazynach i lokalizacjach,
- dane dotyczące przyjęć materiałów,
- rezerwacje części,
- pobrania magazynowe,
- czas pracy pracowników,
- informacje o wykonanych działaniach serwisowych,
- zlecenia remontowe (Work Orders).
CMMS Profesal Maintenance umożliwia zarówno pobieranie danych z SAP, jak i przekazywanie informacji do systemu ERP.
Integracja z SAP do CMMS
W tym scenariuszu SAP pełni rolę głównego źródła danych magazynowych. Do systemu CMMS mogą być przekazywane między innymi:
Lista części zamiennych
Synchronizacji podlegają informacje takie jak:
- identyfikator części,
- nazwa,
- kod materiałowy,
- opis,
- stan magazynowy,
- poziomy minimalne i maksymalne,
- wartość zapasu,
- magazyn,
- data ostatniej modyfikacji.
Powiązania części z maszynami
System może automatycznie pobierać relacje pomiędzy częściami zamiennymi a konkretnymi zasobami lub Miejscem Powstawania Kosztów (MPK).
Taka funkcjonalność pozwala łatwiej identyfikować potrzebne części, szybciej planować remonty oraz analizować koszty eksploatacji urządzeń.
Informacje o przyjęciach materiałów
Po rejestracji dostawy w SAP informacje mogą automatycznie trafiać do systemu CMMS. W efekcie magazyny w obu systemach pozostają spójne.
Synchronizacja może obejmować:
- datę przyjęcia,
- ilość materiału,
- cenę zakupu,
- identyfikator części.
Integracja z CMMS do SAP
Drugi kierunek integracji umożliwia przekazywanie do SAP informacji generowanych podczas codziennej pracy działu utrzymania ruchu.
Takie podejście sprawia, że dane operacyjne gromadzone przez zespoły utrzymania ruchu są automatycznie dostępne w środowisku ERP, wspierając procesy zakupowe, kontrolę finansową, rozliczanie kosztów oraz raportowanie. Dane mogą być przesyłane w czasie rzeczywistym lub zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi harmonogramami synchronizacji, w zależności od potrzeb i wymagań organizacji.
Pobranie części zamiennych
Podczas realizacji zadania pracownik może pobrać część z magazynu bezpośrednio w systemie CMMS.
Po zatwierdzeniu operacji:
- stan magazynowy w CMMS zostaje zmniejszony,
- informacja trafia do SAP,
- stany magazynowe w ERP są automatycznie aktualizowane.
Zwrot lub anulowanie pobrania
Jeżeli wykorzystanie części okaże się zbędne, zwrot może zostać zarejestrowany w CMMS.
System automatycznie:
- zwiększa stan magazynowy,
- przesyła informację do SAP,
- aktualizuje gospodarkę materiałową.
Rezerwacja części
CMMS przekazuje do SAP informacje o rezerwacji materiałów dla konkretnych zadań serwisowych lub remontowych. Pozwala to wcześniej zabezpieczyć dostępność niezbędnych komponentów.
Rejestracja czasu pracy
Coraz więcej przedsiębiorstw oczekuje pełnej informacji o kosztach utrzymania ruchu.
Po zamknięciu zadania serwisowego system może przesyłać do SAP:
- dane pracownika,
- liczbę przepracowanych godzin,
- przypisanie do zasobu,
- numer zadania lub zlecenia.
Tworzenie zlecenia (Work Order) w SAP
Jednym z najbardziej zaawansowanych scenariuszy jest generowanie dokumentacji wykonanych prac na podstawie danych zebranych przez system CMMS. Dzięki temu dział finansowy i zarząd otrzymują pełny obraz kosztów związanych z utrzymaniem ruchu.
Po zakończeniu zadania do SAP mogą zostać przesłane informacje dotyczące:
- zakresu wykonanych działań,
- czasu realizacji,
- przestojów maszyn,
- wykorzystanych części zamiennych,
- zaangażowania pracowników,
- kosztów wykonanej pracy.
Przykłady wdrożeń integracji CMMS z SAP
Farby KABE Polska Sp. z o.o.
Firma Farby KABE Polska Sp. z o.o. wykorzystała integrację Profesal Maintenance z SAP ERP do usprawnienia komunikacji między działami oraz poprawy jakości danych wykorzystywanych w codziennej pracy.
Dodatkowo administratorzy otrzymali możliwość ręcznego uruchamiania importu danych z SAP bez konieczności oczekiwania na automatyczną synchronizację wykonywaną raz na dobę.
Pozwoliło to zwiększyć aktualność danych i przyspieszyć realizację procesów operacyjnych.
Dowiedz się więcej o wdrożeniu systemu CMMS w Farby KABE Polska Sp. z o.o.
Stelmet S.A.
W przedsiębiorstwie Stelmet S.A. integracja systemów objęła przede wszystkim obszar gospodarki częściami zamiennymi.
Szczególną rolę odegrała dwustronna wymiana danych dotycząca:
- katalogu części,
- stanów magazynowych,
- rezerwacji materiałów,
- pobrań magazynowych,
- zamawiania części zamiennych.
Dzięki temu pracownicy utrzymania ruchu mogą realizować działania serwisowe w oparciu o aktualne informacje pochodzące bezpośrednio z systemu ERP.
Dowiedz się więcej o wdrożeniu systemu CMMS w Stelmet S.A.
Metody integracji systemu CMMS z SAP
Każde przedsiębiorstwo posiada własną infrastrukturę informatyczną oraz wymagania bezpieczeństwa. Dlatego integracja może być realizowana na kilka sposobów.
Integracja poprzez SAP BAPI
Jednym z najbardziej popularnych rozwiązań jest wykorzystanie interfejsów SAP BAPI. Takie podejście umożliwia bezpośrednią komunikację pomiędzy systemami oraz automatyczne wykonywanie operacji biznesowych, takich jak:
- aktualizacja stanów magazynowych,
- pobieranie danych materiałowych,
- przekazywanie informacji o pobraniu części,
- tworzenie lub aktualizacja dokumentów w SAP.
To rozwiązanie szczególnie cenione w organizacjach oczekujących wysokiego poziomu automatyzacji.
Integracja z wykorzystaniem plików XML
Alternatywną metodą jest wymiana danych za pomocą plików XML. W takim modelu system CMMS generuje pliki XML zawierające informacje o wykonanych operacjach. Pliki są zapisywane w ustalonej lokalizacji a specjalny serwis pośredni odczytuje dane i przekazuje je do SAP. Analogicznie SAP może generować pliki XML importowane następnie przez system CMMS.
Rozwiązanie sprawdza się szczególnie tam, gdzie bezpośrednia integracja API nie jest możliwa lub wymagałaby dodatkowych zmian infrastrukturalnych.
Dlaczego CMMS Profesal Maintenance?
Nasz system CMMS rozwijamy z myślą o rzeczywistych potrzebach działów utrzymania ruchu. Możemy dopasować jego funkcjonalności i sposób wdrożenia do procesów funkcjonujących w konkretnej organizacji, zamiast narzucać gotowy, sztywny model pracy.
Klienci zyskują bezpośredni kontakt z zespołem wdrożeniowym, możliwość dalszego rozwoju systemu oraz dostęp do narzędzi wspierających codzienną pracę techników, takich jak aplikacja mobilna Profesal Mobile, Maintenance TV czy mySupport. Interfejs oparty na rozwiązaniach znanych ze środowiska Microsoft ułatwia użytkownikom rozpoczęcie pracy z systemem i ogranicza barierę związaną z wdrożeniem nowego narzędzia.
Profesal to jednak nie tylko oprogramowanie. Nasz zespół posiada doświadczenie w obszarze utrzymania ruchu i serwisu, dlatego może wspierać klientów również w porządkowaniu procesów, zarządzaniu zmianą i dalszym rozwoju rozwiązania wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji.
