Czy w Twojej firmie jest już wdrożony system informatyczny? Przemysł 4.0 nie musi oznaczać rewolucji z dnia na dzień. Podpowiemy, jak krok po kroku rozpocząć wdrażanie nowoczesnych rozwiązań w Twojej firmie.
Spis treści
Jaki system będzie odpowiedni?
- ERP – z ang. Enterprise Resource Planning, co można tłumaczyć jako: „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”. Najważniejsze w tym systemie jest zintegrowanie informacji o wszelkich procesach firmowych w jednej bazie danych, zapewnienie dostępu do firmowej bazy wiedzy i przyśpieszenie obiegu informacji.
- CRM – z ang. Customer Relationship Management, co można tłumaczyć jako: „zarządzanie relacjami z klientami”. Relacje z klientami to najcenniejsze aktywa przedsiębiorstwa. System ten przede wszystkim ma na celu uporządkowanie procesów sprzedażowych i marketingowych.
Jeśli szukasz systemu dla firmy produkcyjnej – najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie będzie system klasy CMMS – z ang. Computerised Maintenance Management Systems, co można tłumaczyć jako: „system komputerowego wsparcia zarządzania ruchem”. Dla efektywnego funkcjonowania parku maszynowego najważniejsze jest zachowanie ciągłości produkcji i ciągła optymalizacja procesów – systemy CMMS wspierają służby utrzymania ruchu w osiąganiu tych celów.
Wdrażanie systemu informatycznego – krok po kroku
Przedstawione niżej kroki odnoszące się do wdrażania w firmie systemu informatycznego klasy ERP, CRM czy CMMS – to tak naprawdę zestaw rad bazujący na naszym doświadczeniu.
Krok 1: Musisz sobie odpowiedzieć na jedno bardzo ważne pytanie: dlaczego potrzebujesz systemu?
Powody mogą być różne: potrzeba ogólnego usprawnienia pracy, chęć przeorganizowania konkretnych działów, wsparcie pracy w trybie zdalnym, czy nawet potrzeba wydania budżetu na innowacje. Warto wybrać kilka kluczowych problemów zaobserwowanych w firmie i zastanowić się, w jaki sposób cyfryzacja mogłaby je rozwiązać.
Krok 2: Opracuj specyfikację
Jeśli już wiesz, jakie obszary najbardziej potrzebują wsparcia informatycznego, spróbuj zidentyfikować swoje potrzeby odpowiadając na tego typu pytania:
- Czy potrzebujesz aplikacji mobilnych? dostępu do systemu z różnych platform? Dla ilu osób? Jakie uprawnienia powinny posiadać te osoby? Czy potrzebujesz modułu Rejestracji Czasu Pracy dla pracowników?
- Jakie dokumenty używane w firmie można by było przekształcić w formularze?
- Czy przydadzą się integracje z innymi systemami (np. systemem finansowo-księgowym, Mailer Lite, WMS, BMS)? Czy chcesz, aby powiadomienia o ważnych zdarzeniach w systemie były wysyłane na pocztę elektroniczną?
- Jeśli stosujesz w firmie np. narzędzia LEAN – czy w systemie będzie możliwy dostęp do ich wersji cyfrowej?
Krok 3: Wybierz system
Na rynku jest dostępnych wiele systemów informatycznych różnych rodzajów – na pewno opłaci się poświęcić trochę czasu na znalezienie tego, który najlepiej sprosta Twoim wymaganiom. Warto zwrócić uwagę na to, żeby system miał potencjał poszerzania funkcjonalności i mógł się rozwijać razem z Twoją firmą.
Specjaliści Profesal stworzyli narzędzie, które może być cennym wsparciem podczas dokonywania takiego wyboru:
- ROI – obliczanie zwrotu z inwestycji. Narzędzie to pozwoli przekonać przełożonych do zainwestowania w system informatyczny, ale również wskaże konkretne obszary firmy, które zostaną zoptymalizowane.
Krok 4: Zaangażuj pracowników
Ważnym aspektem wdrażania oprogramowania jest zarządzanie zmianą. Pracownicy będą musieli się wdrożyć do pracy w nowym systemie i przeorganizować sposób swojej pracy. Bardzo ważne jest, aby użytkownicy uczący się systemu mieli wsparcie merytoryczne i byli przez ten proces odpowiednio przeprowadzeni. Dzięki temu ograniczymy niepotrzebne frustracje, a proces adaptacji do nowego systemu przebiegnie sprawniej i efektywniej.
W czasach tak szybko postępującej technologii, cyfrowe zarządzanie procesami to podstawa dobrze prosperującego przedsiębiorstwa. Jest to również nieocenione wsparcie podczas pracy zdalnej – dostęp do wszelkich informacji firmowych może być na wyciągnięcie ręki z każdego miejsca. Dzięki temu pracownicy mogą korzystać z potrzebnych danych i dokumentów niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.
