Produkty i rozwiązania

Funkcjonalności platformy

Jaki jest zakres działań firmy handlowej lub usługowej? Produkt lub usługę należy wypromować i sprzedać. Sprzedaż trzeba zrealizować zgodnie z ofertą lub dokumentacją przetargową, a nabywcę prawidłowo obsłużyć w trakcie sprzedaży oraz po jej realizacji, tak aby na zawsze już pozostał lojalnym klientem spółki. W trakcie obsługi klienta wykorzystuje się zasoby należące do spółki, takie jak samochody, sale konferencyjne lub specjalistyczny sprzęt. informacje o każdej relacji z klientem, dostawcą lub innym interesariuszem należy formalnie lub nieformalnie udokumentować, a informacje zachować w bazie danych do późniejszego wykorzystania.

Wszystkie opisane powyżej czynności obsługuje pakiet Profesal Soft. System zachowuje informacje o wszystkich wymiarach działalności spółki usługowej lub handlowej:

Sprzedaż i Obsługa Posprzedażowa

Projekty sprzedażowe

Projekt sprzedażowy to podzielony na etapy zbiór zadań, który prowadzi w najprostszy sposób do uzyskania od klienta takiego zamówienia, które jest korzystne i dla kupującego i dla dostawcy. Wszystkie działania sprzedażowe są gromadzone w strukturach projektów i zadań sprzedażowych. Każde spotkanie lub rozmowa telefoniczna z klientem jest opisana stosowną notatką. Dzięki temu cała relacja z klientem jest udokumentowana i każda zmiana w zapotrzebowaniu od klienta może być później uwzględniona podczas ustalania umowy, realizacji zamówienia lub tworzenia następnych ofert. Udokumentowanie relacji handlowej z klientem pozwala też na tworzenie projekcji sprzedaży na przyszłość oraz na selekcję takich projektów, w których sprzedawca potrzebuje pomocy negocjacyjnej ze strony wyższego kierownictwa.

Zgłoszenia serwisowe i obsługa posprzedażowa

Obsługa posprzedażowa jest niezwykle ważna w wielu branżach, gdyż z jednej strony od jakości tej obsługi zależy czy klient będzie wobec firmy lojalny, ale z drugiej strony jest bardzo kosztowna i najczęściej wykonywana bez dodatkowej kompensacji ze strony klienta. Dlatego bardzo ważnym jest aby śledzić jakie zapotrzebowania na serwis wystąpiły, czy zostały wykonane i jak długo były one wykonywane od zgłoszenia do zamknięcia. Ważne również jest aby metoda rozwiązania zgłoszenia serwisowego była dobrze udokumentowana, tak aby po pierwsze nie trzeba było jej wymyślać po raz drugi dla innego klienta, a po drugie znaleźć metodę zapobieżenia wystąpienia takiego zgłoszenia w przyszłości. Zgłoszenia serwisowe, mimo że są absolutną koniecznością w niektórych branżach, są tak naprawdę kosztem dla obu stron – klienta i dostawcy, wiec warto używać takiego systemu, który potrafi zapobiec lub zminimalizować czas stracony na zgłaszanie i rozwiązywanie problemów posprzedażowych.

Projekty i zadania

Wszystkie działania firmy, czy to w ramach realizacji zamówień, czy działań organizacyjnych, są zaplanowane i opisane w systemie Profesal Soft w module Zadań i Projektów.

Zadania

Każde zadanie może być zlecone do wykonania dowolnej osobie, lub grupie osób z firmy użytkownika. Do zadań można również dowiązać firmy lub pracowników klientów lub dostawców wpisując dla nich rolę, którą w danym zadaniu spełniają, tak aby łatwo można było później znaleźć osoby z innych spółek, z którymi można się kontaktować w sprawie danego działania. Do zadań można także dowiązywać „podzadania”. Do każdego zadania lub podzadania można dowiązać formalne dokumenty w dowolnym formacie, lub nieformalne notatki opisujące przebieg tych działań. Do każdego zadania wpisuje się datę rozpoczęcia zadania i planowaną datę jego zakończenia, tak aby łatwo można było zidentyfikować opóźnione zadania, które wymagają pomocy w realizacji oraz historie ich przebiegu.

Projekty

Projekt to logiczny zbiór działań które prowadzą do pewnego celu. Projekty dzielą się na „etapy”, które przeprowadza się w ustalonej sekwencji. Projekt w pakiecie Profesal odpowiada koncepcji procesu fazowego (phase gate process), to znaczy każdy etap projektu prowadzi się sekwencyjnie i dopiero po całkowitym zamknięciu poprzedniego etapu, według określonych kryteriów przechodzi się do etapu następnego. Jeśli w ramach któregoś etapu trzeba równolegle prowadzić pewne działania, to tworzy się zadania i ewentualnie podzadania, które są powiązane z poszczególnymi etapami projektu.

Projekty posiadają możliwość zaplanowania daty ukończenia każdego etapu oraz porównania jej z rzeczywistą datą ukończenia. W danych dotyczących projektów można również określić ich wartość. Wartość ta jest później używana przy szacowaniu całkowitej wartości wszystkich projektów, które realizuje spółka.

Baza danych

Osoby i firmy

Wszystkie osoby i firmy, z którymi użytkownicy mają formalne lub nieformalne relacje są wpisywani do odpowiednio przygotowanych baz danych. Bazy dane są tak skonfigurowane, aby zaabsorbować wszelkie możliwości informacji spotykane w biznesie – np. każda wprowadzona osoba może mieć nieskończoną ilość numerów telefonicznych, każda firma może być powiązana ze swoimi oddziałami lub filiami z osobnymi adresami i telefonami. Każda osoba jest powiązana nie tylko ze swoim obecnym pracodawcą, ale także ze swoimi byłymi pracodawcami, aby można było śledzić karierę tej osoby i korzystać z tych informacji w przyszłości. Przy profilu każdej osoby można również zamieścić jej zdjęcie, aby podczas rozmowy telefonicznej pracownik wiedział jak wygląda jego rozmówca.

Produkty i usługi

W bazie danych produktów i usług można zgromadzić najważniejsze informacje o ofercie firmy. Do informacji o produkcie można dodać zdjęcie lub dokumentacje, która go charakteryzuje, jak skany instrukcji obsługi, czy warunków gwarancji.

Baza wiedzy

Rozwiązania sprzedażowe, organizacyjne, serwisowe lub produktowe, które spółka zastosowała zachowuje się w tzw. Artykułach Bazy Wiedzy. Te artykuły w przyszłości będą odnajdywane, a rozwiązania replikowane po to, by nigdy nie trzeba było tego samego problemu w firmie rozwiązywać wielokrotnie. Artykuły bazy wiedzy są jedną z najpotężniejszych narzędzi zwiększających produktywność załogi użytkownika BPI Profesal.

Zasoby i ich wykorzystanie

Każdy zasób firmy może być opisany w odpowiedniej bazie danych Platformy Profesal. Do zasobu można dowiązać pracowników, którzy go używają, ważne dokumenty, które go opisują, jak skan instrukcji obsługi, gwarancji albo w przypadku telefonów komórkowych skany kodów PIN i PUK. Zasoby z których korzysta wielu pracowników, np. sale konferencyjne lub sprzęt do prezentacji można zarezerwować do wykorzystania w przyszłości. Można też zaplanować i zarezerwować zasoby na remonty lub naprawy gwarancyjne. Do zasobów można też wiązać notatki użytkowników lub opiekunów tych zasobów, dotyczących ich wykorzystania, funkcjonalności lub przeprowadzonego serwisu.

W ten sposób tworzy się statystyki wykorzystania zasobów oraz opisy potrzebnej funkcjonalności, które można później używać przy decyzji o wymianie starego i zakupu nowego zasobu.

Archiwizacja dokumentów i informacji

Wszystkie Obiekty Biznesowe mogą być udokumentowane formalnie poprzez załączone do nich skany dokumentów lub nieformalnie poprzez jeszcze jeden rodzaj Obiektu Biznesowego czyli notatki pisane przez pracowników spółki. W ten sposób Profesal staje się nie tylko pełnym archiwum łatwo dostępnych dokumentów ale również skarbnicą wiedzy o firmie i jej działaniach poprzez spisane przez użytkowników systemu notatki powiązane ze wszystkim czym spółka się zajmuje.