Funkcjonalności platformy dla branży szkoleniowej

Profesal Soft jest podstawowym pakietem Biznesowej Platformy Informatycznej Profesal, który swoim zakresem obejmuje wszystkie działania firmy szkoleniowej. Pakiet Profesal Soft gromadzi i łatwo odtwarza informacje o różnych Obiektach Biznesowych związanych z firmą szkoleniową, takich jak:

Osoby, czyli: pracownicy, trenerzy, osoby szkolone, pracownicy klienta związani z organizacją szkoleń itp.
Firmy, czyli: klienci lub dostawcy czy instytucje, z którymi współpracuje spółka – o wszystkich takich podmiotach można wprowadzić informację do systemu Profesal Soft.
Projekty i zadania – specjalnie skonfigurowane dla branży szkoleniowej, o których szerzej mówimy poniżej.
Produkty szkoleniowe – czyli opis sesji szkoleniowych lub innego rodzaju produktów i usług oferowanych przez spółkę.
Zasoby, czyli środki trwałe, z których spółka korzysta.
Artykuły Bazy Wiedzy – czyli rozwiązania problemów, które spółka kiedyś zastosowała.

Ponadto wszystkie wyżej wymienione Obiekty Biznesowe mogą być opisane formalnie załączonym dokumentem, lub nieformalnie poprzez powiązaną notatkę napisaną przez użytkownika systemu.

Najważniejszymi elementami specyficznej funkcjonalności pakietu Profesal Soft dla branży szkoleniowej są:

Skonfigurowany projekt dla sprzedaży i realizacji szkoleń zamkniętych

Etapy projektu szkoleń zamkniętych są skonfigurowane tak, aby jak najszybciej przechodzić transakcję od kontaktu, przez ofertę i ewentualny sampling do zamknięcia transakcji sprzedaży i jak najłatwiej projekt zrealizować nie zapominając o żadnym krytycznym zadaniu. Do każdego etapu projektu można dodać notatkę opisującą stan negocjacji z klientem i specyficzne zapotrzebowania klienta, które później mogą rzutować na przygotowany materiał i treść samej sesji szkoleniowej. Do każdego projektu lub zadania projektowego można też przyłączyć formalny dokument, jak ofertę, umowę szkoleniową lub materiał na szkoleniowy „sampling”.

Projekt szkoleniowy może mieć jedną sesję szkoleniową lub wiele, w zależności od wynegocjowanego z klientem kontraktu. Same sesje szkoleniowe to zadania w ramach danego projektu, które również mogą być opisane notatką trenera mówiącą o tym jak przebiegło samo szkolenie, jakie pytania zadawali szkoleni uczestnicy i jaki był ich poziom satysfakcji natychmiast po sesji. Zgromadzenie takich danych może mieć niezwykle ważne znaczenie przy organizacji następnych lub podobnych sesji w przyszłości.

Skonfigurowany projekt dla sprzedaży i realizacji szkoleń otwartych

Projekty szkoleniowy otwarty różni się od projektu szkoleniowego zamkniętego tym, że najpierw publikuje się datę i program szkolenia, a później szuka się dla niego uczestników. Projekt szkoleniowy otwarty jest tak skonfigurowany, aby ułatwić jego planowanie, a następnie działania promocyjne celem sprzedaży wolnych miejsc na szkoleniu.

Kalendarz sesji szkoleniowych

Kalendarz planowanych i odbytych sesji szkoleniowych jest ważnym narzędziem komunikacyjnym w spółce. Z kalendarza wynika obciążenie organizacji sesjami szkoleniowymi w danym okresie, a także obciążenie poszczególnych trenerów i obiektów, w których szkolenia się odbywają. W kalendarzu można zaznaczać różnymi kolorami sesje planowanych lub przeprowadzonych dla danego klienta szkoleń zamkniętych.

Archiwizacja materiałów szkoleniowych

Archiwizacja materiałów szkoleniowych jest jedną z najważniejszych funkcji programu Profesal Soft dla branży szkoleniowej. System wytwarza katalogi na dysku komputera dla każdej sesji szkoleniowej, na której można zachować skany materiałów użytych na szkoleniu. W ten sposób łatwo jest w terminie późniejszym odtworzyć historyczne materiały, albo stworzyć nowe materiały na szkolenie na bazie jednego lub wielu różnych materiałów użytych, czy to o miesiąc czy o kilka lat wcześniej.

Gromadzenie danych dotyczących ocen wystawionych przez osoby szkolone oraz ich analiza statystyczna

Standardem branży szkoleniowej jest rozdawanie ankiet po sesji, aby zebrać od osób szkolonych natychmiastowe opinie o trenerze, materiale, ośrodku, w którym przeprowadzona była sesja szkoleniowa itp. Jeżeli na ankiecie jest 10 pytań dla 10 uczestników, to w sumie otrzymujemy 100 punktów danych po tej sesji szkoleniowej. Jeżeli dana firma przeprowadza około 100 szkoleń w roku, to zgromadzenie i analiza dziesięciu tysięcy punktów danych każdego roku stanowi istotne zagadnienie informatyczne.

Profesal potrafi zachować, przetworzyć i zaraportować dane tak, aby pomóc przeprowadzić analizy i studiować trendy pozwalające na ciągłe poprawianie swojej działalności. Jak zmieniały się oceny względem któregoś z trenerów? Czy ocena materiałów nie spada, gdyż stają się one już przestarzałe? Czy dany trener nie otrzymuje dużo lepszych ocen w danym temacie szkoleń, ale powinien być zastąpiony przez innego trenera w innym temacie? Czy oceny danego ośrodka, w którym odbywają się szkolenia istotnie uzasadniają jego koszt? Takie dane pozwalają na natychmiastowe działania celem poprawy jakości usług szkoleniowych. Profesal Soft pozwala na ich gromadzenie, analizę i wyciągnięcie stosownych wniosków.

Używając system Profesal dla firm szkoleniowych, dane z indywidualnych ankiet należy jedynie przenieść na arkusz Excela i zapisać go w katalogu przeprowadzonej sesji szkoleniowej, natomiast oceny zbiorcze, czyli mody wszystkich ocen danego punktu ankiety można zachować tak, aby później przeprowadzać na nich analizę statystyczną.

Gromadzenie danych o osobach szkolonych

Poprawę efektywności sprzedaży szkoleń w przyszłości, zwłaszcza przez organizatorów szkoleń otwartych, uzyskuje się przez gromadzenie wiedzy na temat tzw. „ścieżki szkoleń” osób szkolonych, oraz przez zbieranie informacji o intencjach tych osób w kwestii uczestnictwa w następnych szkoleniach.

Ścieżka szkoleń to sekwencja sesji szkoleniowych, przez którą najczęściej przechodzi przeciętny szkolony. Mając przygotowane takie ścieżki można wyszukać osoby już szkolone w przeszłości, które według tej „ścieżki” powinny uczestniczyć w szkoleniu właśnie organizowanym przez firmę.

Na bazie informacji zebranych w systemie Profesal na temat aktualnej pozycji danej osoby w „ścieżce szkoleń” lub jej intencji uczestnictwa w następnych szkoleniach można przeprowadzać efektywne kampanie marketingowe zbierając komplety uczestników na przyszłe sesje.

Dla organizatorów szkoleń zamkniętych, czyli organizowanych przez pracodawcę lub inną instytucję, dane dotyczące ścieżki szkoleń uczestników oraz intencji uczestnictwa w następnych szkoleniach też mogą okazać się kluczowe, gdyż przedstawione ich danemu pracodawcy może spowodować zamówienie dodatkowych sesji szkoleniowych.

Istotne jest również zbieranie informacji nie tylko o tym, jakie intencje szkoleń mają pracownicy, ale również gdzie i w jakich tematach byli już szkoleni. Takie informacje z pierwszej ręki stanowią doskonałą bazę dla analizy konkurencji oraz mogą zaowocować w rozwoju nowych sesji szkoleniowych.

Powyższe dane powinny być zbierane poprzez ankiety rozdawane po sesjach szkoleniowych, wprowadzane w odpowiednie formularze systemu Profesal a następnie przetwarzane w celu rozwoju nowych sesji szkoleniowych oraz bezpośredniej reklamy tych sesji, w których chcą lub powinni wziąć udział uczestnicy poprzednich sesji.

Produkty i rozwiązania dla branży szkoleniowej