Funkcjonalności platformy dla branży integratorów IT/automatyki

Profesal Soft jest podstawowym pakietem Biznesowej Platformy Informatycznej, który swoim zakresem obejmuje wszystkie działania firmy z branży Integratorów IT/Automatyki.

Pakiet Profesal Soft gromadzi i łatwo odtwarza informacje o różnych Obiektach Biznesowych związanych z firmą integratorską, takich jak:

Osoby, czyli: pracownicy integratora, pracownicy klienta, dostawcy, osoby z nadzoru lub inni interesariusze;
Firmy, czyli: klienci lub dostawcy czy inne instytucje, z którymi współpracuje spółka;
Projekty– specjalnie skonfigurowane dla branży Integratorów, o których szerzej mówimy poniżej;
Produkty lub usługi – czyli opis standardowych produktów i/lub usług, które sprzedaje spółka;
Zgłoszenia serwisowe – czyli działania posprzedażowe, które często spółka realizuje bez dodatkowej opłaty w ramach obsługi klienta;
Zasoby, czyli sprzęt, z których korzystają pracownicy spółki przy realizacji wdrożeń lub przy obsłudze zgłoszeń serwisowych;
Artykuły Bazy Wiedzy – czyli rozwiązania problemów, które spółka kiedyś zastosowała.

Ponadto wszystkie wyżej wymienione Obiekty Biznesowe mogą być opisane formalnie załączonym dokumentem, lub nieformalnie poprzez powiązaną notatkę napisaną przez użytkownika systemu.

Najważniejszymi elementami specyficznej funkcjonalności pakietu Profesal Soft dla branży Integratorów IT/Automatyki są:

Skonfigurowany projekt sprzedażowy

Etapy projektu sprzedażowego dla branży integratorów IT/Automatyki są skonfigurowane zgodnie z metodologią zwaną „Sprzedażą Rozwiązań”, tak, aby jak najszybciej przeprowadzić sprzedawcę przez wszystkie najważniejsze kamienie milowe do zamknięcia transakcji i podpisania umowy. Marszruta projektu prowadzi przez identyfikację potencjalnego klienta, znalezienie osoby kontaktowej wśród załogi klienta, zrozumienie procesu decyzyjnego po analizę potrzeb i negocjację ostatecznej oferty. Do każdego etapu projektu można dodać notatkę opisującą stan negocjacji z klientem i specyficzne zapotrzebowania lub uwarunkowania klienta, które później mogą rzutować na przygotowaną ofertę, przyjętą strategię negocjacyjną lub proces samego wdrożenia. Do każdego projektu lub zadania projektowego można też przyłączyć formalny dokument, jak ofertę, umowę lub specyfikację aby bez problemu można ją było odtworzyć w terminie późniejszym.

Skonfigurowany projekt realizacji wdrożenia

Projekt realizacji wdrożenia dla integratorów IT/Automatyki składa się z 3 etapów: przygotowanie, wykonanie i weryfikacja. W etapie „Przygotowanie” dopracowuje się ostateczne specyfikacje i projektuje się wszystkie elementy systemu. W etapie „Wykonanie” następuje podstawowe wdrożenie i rozruch systemu. W etapie „Weryfikacja” następuje sprawdzenie czy system działa zgodnie ze stworzonymi wcześniej specyfikacjami. W każdym etapie kierownik projektu może dodawać zadania dla członków zespołu projektowego. Do każdego zadania lub do samego projektu można dodawać dokumenty lub notatki formalnie lub nieformalnie opisujący decyzje, ustalenia, lub działania. Pozwala to na bezproblemowe śledzenie postępu projektu wdrożeniowego i ewentualne poprawki przy alokacji zasobów lub pomoc przy procesach decyzyjnych dotyczących wdrożenia.

Działania w zakresie rozwiązywania zleceń serwisowych

Obsługa posprzedażowa jest niezwykle ważna w branży integracji IT i Automatyki, gdyż z jednej strony, od jakości tej obsługi zależy czy klient będzie wobec firmy lojalny, ale z drugiej strony jest ona bardzo kosztowna i najczęściej wykonywana bez dodatkowej kompensacji ze strony klienta.

Profesal Soft śledzi, jakie zapotrzebowania na serwis wystąpiły, czy zgłaszane problemy zostały rozwiązane i jak długo były one rozwiązywane od zgłoszenia do zamknięcia oraz ile czasu spędzili na rozwiązanie pracownicy spółki. Profesal też pozwala na dokładne udokumentowanie rozwiązania poprzez zachowanie formalnych dokumentów lub nieformalnych notatek oraz przez stworzenie Artykułu Bazy Wiedzy dotyczącej danego problemu.

Powyższe działania rozwiązują kilka ważkich problemów biznesowych:

Po pierwsze, informacje o tym ile średnio czasu zużywają pracownicy integratora na obsługę posprzedażową danego wdrożenia lub danego typu wdrożenia pozwala na bardziej precyzyjne ustalenie ceny usługi wdrożenia, która pokrywa oczekiwane koszty obsługi zleceń serwisowych,
Po drugie dobra i łatwo odtwarzalna dokumentacja rozwiązania danego problemu pozwala na to, by nigdy nie trzeba było powtórnie wymyślać rozwiązania tego samego problemu dla innego klienta. Sprawdzone rozwiązania są w zasięgu klawiatury każdego pracownika integratora.
Po trzecie każda firma integrująca systemy wysokiej technologii zawsze spotyka i spotykać się będzie z problemem zgłoszeń serwisowych. Jest to po prostu fundamentalna cecha charakterystyczna dla tej branży. Trzeba sobie jednak zdać sprawę, że zgłoszenia serwisowe, są kosztem dla obu stron – klienta i dostawcy. Profesal umożliwia taką analizę zgłoszeń serwisowych, aby pozwolić firmie, przynajmniej częściowo, zapobiec niektórym zgłoszeniom i zminimalizować czas stracony przez klienta na zgłaszanie i przez dostawcę na rozwiązywanie problemów posprzedażowych. Można to zrobić przez modyfikację dokumentacji systemu, lub poprzez pisanie specjalnych instrukcji drukowanych lub elektronicznych, tak, aby najczęściej zgłaszane problemy występowały rzadziej. Profesal dostarcza danych potrzebnych dla takich działań.

Ewidencja czasu pracy do poszczególnych zadań lub zleceń serwisowych

Jedną z ważnych funkcji systemu Profesal jest możliwość gromadzenia informacji, nad którym projektem, zadaniem lub zgłoszeniem serwisowym pracowali członkowie zespołów wdrożeniowych i inni pracownicy firmy każdego dnia. Jest to ważne zwłaszcza w przypadku, gdy pracownicy pracują już nad nowym projektem, wciąż wdrażając lub wspierając poprzedni projekt. W takim wypadku nie wiadomo jak wiązać koszty z przychodami oraz ile naprawdę kosztuje wdrożenie wraz z obsługą zleceń serwisowych.

Profesal pozwala na przyporządkowanie czasu pracy wszystkich pracowników do zadań i do zleceń serwisowych. Raport zaangażowania pracowników w zadania i zlecenia pozwala z na prawidłową realokacje pracowników pomiędzy zadaniami, oraz na wykorzystanie go przez dział księgowy w celu skwantyfikowania kosztów danego wdrożenia i obsługi posprzedażowej.

Archiwizacja dokumentów i informacji

Archiwizacja dokumentów i informacji dotyczącej działalności spółki, pozwala na zachowanie porządku w spółce i podnosi jakość obsługi klienta. Filozofia Platformy Profesal jest taka, że w dzisiejszym świecie pracuje się na elektronicznych formach dokumentów, lub ich skanach, a oryginały odpoczywają sobie w folderach na półkach, i ewentualnie są wyciągane na potrzeby kontroli skarbowej lub branżowej. Taka filozofia zapewnia, że żaden z dokumentów nie będzie zagubiony i nikt nie będzie miał wątpliwości czy kopia jakiegoś dokumentu jest kopią oryginału czy poprzedniej jego wersji.

Dokumenty zachowuje się w katalogach, które system może wytworzyć dla każdego obiektu biznesowego, a nieformalne informacje zachowuje się w notatkach. Dokumenty i notatki mogą być bezpośrednio wiązaną z jednym lub wieloma Obiektami Biznesowymi. Taka dokumentacja pozwala na łatwe odtworzenie szczegółów działalności spółki i bezproblemowe przejęcie działalności jednego pracownika przez innych pracowników danego integratora.

Baza Wiedzy

Profesal pozwala na gromadzenie informacji o rozwiązaniach problemów sprzedażowych, organizacyjnych, serwisowych lub produktowych, które spółka zastosowała w tzw. Artykułach Bazy Wiedzy. Te artykuły mogą być w przyszłości odnajdywane przez pracowników a rozwiązania replikowane po to by nigdy nie trzeba było tego samego problemu w firmie rozwiązywać wielokrotnie. Artykuły bazy wiedzy są jedną z najpotężniejszych narzędzi zwiększających produktywność załogi firmy integratorskiej, która używa BPI Profesal.

Produkty i rozwiązania dla integratorów IT/automatyki